Apa Itu Laporan Stok Barang, Manfaat, Tips dan Aplikasi Stok Barang

Aplikasi Stok Barang Online by Mekari.
Aplikasi Stok Barang Online by Mekari.

POJOKBANDUNG.com – Pernahkah kamu membayangkan atau bertanya-tanya bagaimana cara menghitung persediaan barang-barang di sebuah swalayan atau supermarket?


Apakah manajemen mengetahui jika terdapat barang miliknya mengalami kerusakan atau hilang? Laporan stok barang adalah jawabannya.

Di era digitalisasi saat ini, sudah banyak aplikasi stok barang yang bisa memudahkan Anda. Berikut penjelasannya!

Apa Itu Laporan Stok Barang?


Kalau kamu belum pernah mendengar kata laporan stok barang, maka artikel ini akan memberikan penjelasannya, jadi baca sampai selesai ya!

Laporan stok barang adalah salah satu bentuk kegiatan perhitungan persediaan stok barang di gudang sebelum dijual.

Kegiatan ini memang cukup menyita waktu, karena kamu akan memeriksa dan melakukan perhitungan barang yang ada di dalam gudang secara langsung.

Selain itu, dalam melakukan perhitungan juga tidak boleh ada kesalahan atau ada yang terlewat, karena nantinya akan berpengaruh pada stok barang yang dijualnya.

Selain aplikasi stok barang, saat ini seiring dengan perkembangan teknologi, sudah ada yang namanya barcode. Dengan menggunakan barcode, proses pelaporan bisa dilakukan lebih cepat dan efisien.

Selain itu dengan menggunakan barcode, kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan barang bisa lebih diminimalisir.

Baca Juga : Mengenal Pajak Tahunan dan Cara Mudah Lapornya Secara Online

Tujuan Laporan Stok Barang dalam Dunia Bisnis

Ada beberapa tujuan laporan stok barang yang menjadikannya penting untuk dilakukan oleh pelaku usaha. Salah satunya adalah mengetahui kesesuaian antara jumlah yang tercatat dalam administrasi pembukuan atau keuangan bisnis dengan situasi riil yang ada.

Untuk tujuan yang satu ini, tak jarang kegiatan ini dilakukan hingga dua kali sehari, yaitu di awal jam operasional dan juga saat jam operasional bisnis berakhir.

Terkait tujuan laporan stok barang yang satu ini, pelaku usaha perlu untuk memastikan apa yang tercatat dalam pembukuan sudah sesuai dengan jumlah yang memang tersedia di gudang.

Ketika jumlah tersebut tidak sesuai, proses bisnis dapat terganggu, misalnya ketika karyawan harus mengeluarkan produk yang diminta oleh pelanggan, tetapi tidak dapat melakukannya karena meskipun tercatat dalam pembukuan bahwa masih ada persediaan, ternyata di gudang sudah tidak ada lagi yang tersisa.

Dengan mengetahui jumlah yang riil dan benar-benar dapat ditemukan di gudang, pelaku usaha juga dapat memperkirakan kapan waktu yang tepat untuk memperbarui stok persediaan suatu produk.

Penghitungan laporan stok barang yang baik, sebagai contoh, akan membantu pelaku usaha dalam mengetahui produk apa saja yang paling banyak dicari oleh pelanggan dan produk mana yang kurang diminati oleh pelanggan. Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan aplikasi stok barang.

Sebagai pelaku usaha, jangan sampai menyepelekan tujuan dari laporan yang satu ini; karena selisih antara jumlah produk yang ada di dalam gudang dengan yang tercatat dalam pembukuan bisnis memiliki dampak yang cukup jauh, salah satunya untuk keperluan audit.

Jangan sampai hasil dari audit, khususnya yang dilakukan oleh auditor eksternal, menjadi buruk hanya karena selisih jumlah persediaan dalam gudang dan pembukuan yang sebenarnya bisa dihindari dengan melakukan kegiatan laporan stok barang yang tertata dan akurat.

Dengan menggunakan aplikasi stok barang, Anda tidak perlu cemas dalam melakukan audit karena aplikasi stok barang dapat meminimalisir masalah-masalah yang sudah dijelaskan sebelumnya.

Baca Juga : Tips Memilih Payroll Software Indonesia untuk Perusahaan Besar

Manfaat yang Didapat dengan Laporan Stok Barang

Perlu diketahui bahwa selain mengetahui secara pasti jumlah barang yang ada di gudang, laporan ini memiliki manfaat lainnya juga loh, yaitu sebagai berikut:

● Meminimalisir penyimpangan terhadap barang, baik itu kekurangan atau kelebihan.

● Bisa untuk tindak lanjut secara cepat jika ada barang hilang atau kekurangan barang, sehingga tidak sampai terjadi kekosongan stok barang.

● Dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya sehingga perkembangan perusahaan bisa diketahui.

● Mengetahui secara pasti arus masuk dan keluar barang secara pasti.

● Mengetahui kondisi barang di gudang secara pasti.

Tahap Melakukan Laporan Stok Barang

Tahukah kamu tahap cara melakukan laporan stok barang membutuhkan sebuah tim, yaitu tim penghitung dan tim input. Kita akan membahas lebih luas tahap apa saja untuk melakukan laporan stok barang.

1. Tahap Awal

Tahap ini biasanya dilakukan jauh-jauh hari, sekitar satu minggu sebelum proses laporan stok barang. Di tahap ini, komunikasi akan lebih banyak dilakukan dengan orang gudang. Yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:

● Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag atau stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung pada saat pembuatan laporan.

● Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan laporan tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.

● Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses laporan stok barang.

● Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya laporan stok barang.

Baca Juga : Mengenal Apa Itu Gudang Berikat: Fungsi, Jenis, Contoh dan Penggunaan Aplikasi Gudang

Tahap Persiapan

Pada tahap ini artinya hari pelaksanaan laporan stok barang sudah mendekati hari H. Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal yang perlu dilakukan pada tahap ini, antara lain:

● Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan laporan stok barang. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses laporan stok barang.

● Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.

● Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses pelaporan ini.

Yang Harus Dilakukan Pada Tahapan Laporan Stok Barang

Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:

● Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah terinput semua ke program.

● Setelah semua stok sudah terinput ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan.

● Proses laporan stok barang mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag atau stiker agar tidak terjadi double

● Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke Microsoft Excel terlebih dahulu. Format Microsoft Excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil laporan stok barang, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.

● Kemudian setelah proses laporan stok barang selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.

● Setelah semua proses selesai, maka hasil laporan tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Baca Juga : Apa Itu Software Payroll? Pengertian, Manfaat dan Cara Mengelolanya

Periode Laporan Stok Barang

Setiap pelaku usaha memiliki periode penghitungan masing-masing. Perbedaan ini dapat terjadi tergantung dari skala usaha dan juga kebijakan yang dimiliki oleh pelaku usaha terkait untuk pelaksanaan operasional bisnisnya.

Untuk skala usaha yang lebih kecil, penghitungan laporan ini dapat dilakukan dan diselesaikan dalam sehari, sehingga memungkinkan untuk melakukan penghitungan laporan stok barang sederhana setiap harinya.

Untuk bisnis dengan skala yang lebih besar, hal ini mungkin saja tidak dapat dilakukan karena banyaknya barang yang disimpan di dalam gudang atau karena masalah sumber daya lainnya.

Umumnya, jika situasi ini terjadi, penghitungan laporan stok barang akan dilakukan secara mingguan, bulanan, maupun tahunan. Jika ingin secara berkala, Anda bisa menggunakan aplikasi stok barang, loh!

Setiap waktu pelaksanaan laporan memiliki konsekuensinya masing-masing. Hal terpenting dalam pelaksanaan penghitungan laporan ini adalah memastikan rangkaian kegiatan tersebut dilakukan secara teratur di waktu yang sama terlepas dari periode yang digunakan.

Misalnya saja, jika pelaku usaha memutuskan untuk melakukan penghitungan setiap bulannya, tanggal pelaksanaan ini harus tetap untuk memastikan pengukuran yang dilakukan berdasarkan hasil laporan stok barang juga akan konsisten.

Sehingga strategi bisnis yang diambil dengan mempertimbangkan hasil penghitungan tersebut pun akan lebih mudah untuk diambil.

Aplikasi Stok Barang Memudahkan Anda dalam Melakukan Pencatatan

Semakin sering dan teratur waktu pelaksanaan penghitungan laporan, semakin mudah pula pihak keuangan melakukan penyesuaian jika terjadi selisih.

Bahkan, selisih tersebut dapat dihindari dalam frekuensi penghitungan laporan ini yang rapat karena identifikasi masalah juga dapat dilakukan dengan cepat.

Namun demikian, tidak perlu melakukan penghitungan laporan stok barang setiap hari jika memang sumber daya yang dilakukan terlalu besar dan akan memunculkan biaya atau pengeluaran yang lebih besar dibanding dengan kemampuan bisnis yang dimiliki.

Alasan di atas juga menjadi latar belakang mengapa bisnis-bisnis dengan skala yang sangat besar umumnya akan melakukan penghitungan laporan stok barang dengan rentang frekuensi yang lebih besar untuk memastikan sumber daya yang terpakai juga dapat diminimalkan.

Untuk melakukan hal tersebut, kamu bisa meminta bantuan pada aplikasi Mekari. Aplikasi stok barang online ini dapat membantu Anda dalam melakukan pencatatan terhadap transaksi keuangan perusahaan.

Dengan aplikasi stok barang dari Mekari, Anda juga bisa menggunakan layanan pengajuan dana atau penggantian (reimbursement) yang bisa dilakukan secara digital, sehingga kamu tidak perlu repot lagi!

Selain memberikan layanan seperti aplikasi stok barang, Mekari hadir sebagai solusi automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations.

Saat ini Mekari telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000 yang tersebar di seluruh Indonesia. Jadi, apakah Anda sudah ingin berpaling ke aplikasi stok barang daripada hanya manual saja?

Manfaat Menggunakan Aplikasi Mekari

Selain sebagai aplikasi stok barang, Mekari juga menyediakan berbagai manfaat lainnya, yaitu:

2. Software payroll & HRIS terautomasi: Proses administrasi HR dan payroll yang menjadi lebih efisien melalui automasi.

3. Software akuntansi online terintegrasi: Dapatkan data transaksi, stok barang, dan laporan keuangan secara real time.

4. Software pengelolaan pajak online: Mitra resmi DJP Indonesia dengan standar keamanan bersertifikasi internasional.

5. Aplikasi personalisasi benefit: Kelola asuransi dan program benefit karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

6. Software CRM omni-channel: Aplikasi CRM end-to-end untuk automasikan sistem penjualan & layanan pelanggan.

Baca Juga : Mengenal Nota Penjualan, Manfaat, dan Rekomendasi Aplikasi Nota Online

Dengan adanya berbagai macam manfaat ini, produk dan solusi teknologi yang ditawarkan oleh Mekari kini telah menjadi pilihan bagi puluhan ribu perusahaan yang membutuhkan solusi pengelolaan SDM dan finansial berbasis komputasi awan.

Sebagai aplikasi stok barang, Mekari juga bisa meningkatkan efisiensi manajemen pengeluaran perusahaan kamu hingga 76%, loh!

Melalui Mekari, Anda sudah bisa mengumpulkan data secara otomatis, tingkatkan produktivitas dan cegah penipuan keuangan serta pegang kendali penuh anggaran perusahaan, dipergunakan sebagai aplikasi stok barang terpercaya, mudah dan kapan pun di mana pun!***